Crear un equilibrio entre la vida personal y laboral en un lugar de trabajo "siempre activo"

Motivar al personal para que envíe las planillas de horas a tiempo y de forma precisa es un desafío para casi todas las industrias y empresas. Se estima que el seguimiento inexacto del tiempo cuesta más de 50 millones de horas en productividad solo en los EE. UU. (Market Research Future, 2020). Los errores en las planillas de horas generalmente se pueden atribuir a que el personal es olvidadizo, no las completa correctamente o, en los peores casos, piensa que son una pérdida de tiempo (incluso cuando es un requisito necesario para facturar a los clientes por su trabajo). La tecnología ayudará a evitar errores en las planillas de horas. Las aplicaciones o el software de programación ayudan a analizar y automatizar los envíos de recordatorios. Usar un sistema colaborativo, donde el personal puede ver el valor y es importante para ellos, es mucho más motivador e inspirador que recibir un gran garrote. Aquí hay 3 trucos fáciles que puede usar en su trabajo para ayudar a prevenir errores en las planillas de horas. Si desea usar la zanahoria o el palo, depende de su industria y equipo. 1: Verifique si su sistema de programación, aplicación de turnos o software es difícil o está desactualizado Muchas empresas utilizan sistemas obsoletos, a menudo porque han invertido muchos miles de dólares en hardware o software. Estos sistemas requerían una curva de aprendizaje pronunciada para que funcionaran. Si bien la mayoría del software de planillas de horas de antaño puede hacer el trabajo, ¡pero no bien! A menudo, con un alto costo en horas-hombre. Los errores y problemas en las planillas de horas se pueden rastrear fácilmente hasta un software o aplicaciones difíciles que aún se están utilizando y que podrían reemplazarse fácilmente. Esto puede ahorrar más dinero en los primeros 2 meses en productividad recuperada, que el costo total del cambio. Algunas formas sencillas de determinar si su sistema de planillas de horas está desactualizado incluyen: El proveedor ya no admite el software o la aplicación. La aplicación de planillas de horas tarda una eternidad en cargarse al completarse. El software o la aplicación se bloquean con frecuencia. El personal le dice que es difícil de usar y navegar. Funciona hasta cierto punto, pero es limitado, anticuado y deja lugar a errores. No tiene funciones inteligentes para ayudar al personal a completar sus planillas de horas. El seguimiento de las hojas de horas no es su enfoque principal (es una característica adicional con otro software) como QuickBooks, SAP Success Factors, etc. No ofrece una aplicación disponible en dispositivos móviles Los miembros del equipo están cada vez menos comprometidos. Optar por grandes nombres o ceñirse a las mismas aplicaciones de programación puede parecer la solución rápida y fácil. Muchas veces, esto se convierte en una decisión costosa. Las empresas no son conscientes de lo lejos que han llegado las aplicaciones de programación y el software de hojas de horas, a través de las opciones en la nube. Tommy ofrece una aplicación de hoja de horas simplificada que se puede utilizar en su móvil con funciones inteligentes para ayudar al personal. Al automatizar o reemplazar muchas de las tareas manuales que el antiguo software de hoja de horas hacía que consumieran tanto tiempo. La mayoría de nuestros clientes se sorprendieron con la cantidad de otros problemas en su negocio que se resolvieron (como reducir la rotación del personal o mejorar la satisfacción laboral) con solo actualizar su software para una aplicación. 2: Método de tiempo de espera y sesión Puede ser tentador enviar correos electrónicos sobre los errores comunes que los miembros del equipo cometen con las hojas de horas. Pero si está utilizando un sistema obsoleto, esto es solo un ejercicio de pérdida de tiempo. Si usted es del tipo que prefiere que le teman y usar el palo cuando se trata de las planillas de horas, ¿por qué no usa el método del tiempo fuera? ¿Qué es el método del tiempo fuera? Organice una sesión de capacitación para que todos se reúnan. Hágala obligatoria pero también divertida y atractiva, llámela la "sesión del tiempo fuera". Esto la hace atractiva y parece menos una sesión o reunión de capacitación laboral aburrida. Estructure la sesión para que sea informativa pero interesante, práctica y concisa pero demostrativa y animada. Aborde los costos para la empresa y cómo los afecta a ellos y a sus aumentos o salario. Aborde los errores comunes que cometen las personas y muéstreles la manera correcta. Haga que todos firmen un formulario indicando que asistieron y que ahora conocen el procedimiento correcto y cómo completarlo correctamente. Informe al personal, ahora que están seguros de cómo completar las planillas de horas, se aplicarán sanciones en el futuro por no tener planillas de horas precisas. Use el método del tiempo fuera (3 strikes en 3 meses): 3 strikes: no pueden asistir a funciones, eventos, fiestas de trabajo u otros eventos críticos. 6 strikes – Va en contra de ellos para su próximo aumento o evaluación. 9 strikes – estás fuera. La política con respecto a las sanciones por no completar las hojas de horas debe ser lo suficientemente dura para motivarlos, pero no tan estricta como para evitar que se concentren o completen su otro trabajo. Llamarlo algo como "Tiempo fuera" se puede utilizar de cualquier manera que crea que motivaría al personal de que es importante, pero teniendo en cuenta que algunas semanas pueden descuidar, por lo que tener un sistema que sea compasivo pero severo es la clave. 3: Conviértalo en un sistema de hoja de horas colaborativo Crear un sistema de hoja de horas colaborativo entre el personal y la gerencia significa compartir la responsabilidad y al mismo tiempo hacerlo más fácil para ambos. Como dice el refrán, puedes tener más abejas con miel que con vinagre. Lo mismo es cierto para crear una cultura positiva y entusiasmo en torno a completar las hojas de horas con precisión y a tiempo. Algunas ideas sobre cómo crear un sistema colaborativo para hojas de horas precisas son: Hágalo divertido Envíe memes divertidos o juegos de palabras sobre hojas de horas, tal vez chistes para llamar la atención del personal. Esto lo hace divertido, les recuerda y pueden comenzar a esperar con ansias recibir su correo electrónico de recordatorio de la hoja de horas si viene acompañado de una risa. Premios del concurso de hojas de horas ¿Quizás el miembro del personal que tenga la mayor precisión pueda obtener un regalo o premio? Tal vez un vale para una cena, un artículo de la empresa o ½ día de trabajo. Si la cultura de la empresa lo permite... ¡elige un atuendo escandaloso que el jefe tenga que usar para un día en la oficina! Nada motiva más al personal que la oportunidad de compartir una risa con la persona que respetan (y quizás temen) más. Premios de la hoja de horas Tal vez un título noble o divertido para la mejor hoja de horas funcione como el "Mago del tiempo del mes" para el mejor y el premio "xyz"