Criando um equilíbrio entre vida pessoal e profissional em um local de trabalho “sempre ligado”

Motivar a equipe a enviar planilhas de horas precisas no prazo é um desafio para quase todos os setores e empresas. Estima-se que o rastreamento de tempo impreciso custe mais de 50 milhões de horas em produtividade somente nos EUA (Market Research Future, 2020). Erros em planilhas de horas geralmente podem ser atribuídos a funcionários que são: esquecidos, não os preenchem corretamente ou, nos piores casos, acham que são uma perda de tempo (mesmo quando é um requisito necessário para cobrar clientes por seu trabalho). A tecnologia ajudará a evitar erros em planilhas de horas. Aplicativos ou software de agendamento ajudam a analisar e automatizar o envio de lembretes. Usar um sistema colaborativo, onde a equipe pode ver o valor e isso importa para eles, é muito mais motivador e inspirador do que receber uma grande punição. Aqui estão 3 truques fáceis que você pode usar no seu trabalho para ajudar a evitar erros em planilhas de horas. Se você quer usar a cenoura ou a punição, dependendo do seu setor e equipe. 1: Verifique se seu sistema de agendamento, aplicativo de escalas ou software é difícil ou desatualizado Muitas empresas estão usando sistemas desatualizados, geralmente porque investiram milhares de dólares em hardware e/ou software. Esses sistemas exigiram uma curva de aprendizado íngreme para fazê-los funcionar. Enquanto a maioria dos softwares de planilha de horas de antigamente podem fazer o trabalho - mas não bem! Muitas vezes a um alto custo em horas-homem. Erros e problemas de planilha de horas podem ser facilmente rastreados até softwares ou aplicativos difíceis que ainda estão sendo usados e que poderiam ser facilmente substituídos. Isso pode economizar mais dinheiro nos primeiros 2 meses em produtividade recuperada do que o custo total da troca. Algumas maneiras fáceis de determinar se seu sistema de planilha de horas está desatualizado incluem: O software ou aplicativo não é mais suportado pelo provedor. O aplicativo de planilha de horas demora uma eternidade para carregar ao ser concluído. O software ou aplicativo trava com frequência. A equipe diz que é difícil de usar e navegar. Ele funciona até certo ponto, mas é limitado, desatualizado e deixa espaço para erros. Não tem recursos inteligentes para auxiliar a equipe ao preencher suas planilhas de horas. O controle de planilhas de horas não é seu foco principal (é um recurso extra com outros softwares), como QuickBooks, SAP Success Factors, etc. Não oferece um aplicativo disponível em dispositivos móveis Os membros da equipe estão ficando menos engajados. Optar por grandes nomes ou manter os mesmos aplicativos de agendamento pode parecer a solução rápida e fácil. Muitas vezes, isso se transforma em uma decisão custosa. As empresas não sabem o quão longe os aplicativos de agendamento e o software de planilhas de horas chegaram, por meio de opções de nuvem. Tommy fornece um aplicativo de planilha de horas simplificado que pode ser usado no seu celular com recursos inteligentes para ajudar a equipe. Automatizando ou substituindo muitas das tarefas manuais que os antigos softwares de planilhas de horas tornavam tão demoradas. A maioria dos nossos clientes ficou chocada com a quantidade de outros problemas em seus negócios que foram resolvidos (como reduzir a rotatividade de funcionários ou melhorar a satisfação no trabalho) apenas atualizando seu software para um aplicativo. 2: Método de tempo limite e sessão Pode ser tentador enviar e-mails em massa sobre os erros comuns que os membros da equipe estão cometendo com planilhas de horas. Mas se você estiver usando um sistema desatualizado, isso é apenas um exercício de perda de tempo. Se você é do tipo que prefere ser temido e usar a vara quando se trata de planilhas de horas, por que não usar o Método Time Out? O que é o Método Time Out? Organize uma sessão de treinamento para todos se reunirem. Torne-a obrigatória, mas também divertida e convidativa, chame-a de "Sessão Time Out". Isso a torna convidativa e parece menos uma sessão de treinamento de trabalho ou reunião chata. Estruture a sessão para ser informativa, mas envolvente, prática e concisa, mas demonstrativa e animada. Aborde os custos para a empresa e como isso os afeta e seus aumentos ou salários. Aborde os erros comuns que as pessoas estão cometendo e mostre a elas a maneira correta. Peça para todos assinarem um formulário informando que compareceram e sabem o procedimento correto e como preenchê-lo corretamente agora. Informe a equipe, agora que eles têm certeza de como preencher as planilhas de horas, as penalidades ocorrerão daqui para frente por não ter planilhas de horas precisas. Use o método time out (3 strikes em 3 meses): 3 strikes - eles não podem comparecer a funções, eventos, festas de trabalho ou outros eventos críticos. 6 strikes - Vai contra eles para seu próximo aumento ou avaliação. 9 strikes – você está fora. A política sobre penalidades por não completar os Timesheets deve ser severa o suficiente para motivá-los, mas não rigorosa o suficiente para impedi-los de se concentrar ou concluir seu outro trabalho. Chamar isso de algo como "Time Out" pode ser usado de qualquer maneira que você sinta que motivaria a equipe, mas levando em consideração que algumas semanas eles podem escorregar, então ter um sistema que seja compassivo, mas severo, é a chave. 3: Transforme-o em um sistema de timesheet colaborativo Criar um sistema de timesheet colaborativo entre a equipe e a gerência significa compartilhar a responsabilidade e, ao mesmo tempo, tornar mais fácil para ambos. Como diz o ditado, você pode obter mais abelhas com mel do que com vinagre. O mesmo é verdade para criar uma cultura positiva e agitação em torno do preenchimento de timesheets com precisão e no prazo. Algumas ideias sobre como criar um sistema colaborativo para timesheets precisos são: Torne-o divertido Envie memes engraçados ou trocadilhos de timesheet, talvez piadas para chamar a atenção da equipe. Isso torna tudo divertido, os lembra, e eles podem começar a ansiar por receber seu e-mail de lembrete de timesheet se ele vier com uma risada. Prêmios da Competição de Timesheet Talvez o funcionário que tiver a maior precisão possa ganhar um presente ou prêmio? Talvez um vale-jantar, item da empresa ou ½ dia de trabalho. Se a cultura da empresa permitir... escolha uma roupa escandalosa que o chefe tenha que usar por um dia no escritório! Nada motiva mais os funcionários do que a chance de compartilhar uma risada com a pessoa que eles respeitam (e talvez temam) mais. Prêmios de Timesheet Talvez um título nobre ou engraçado para o melhor timesheet funcione como o "Time Wizard of the Month" para o melhor e o prêmio "xyz"