3 เคล็ดลับง่ายๆ เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดใน Timesheet
การกระตุ้นให้พนักงานส่งใบบันทึกเวลาที่ถูกต้องตรงเวลาถือเป็นความท้าทายสำหรับแทบทุกอุตสาหกรรมและธุรกิจ การติดตามเวลาที่ไม่ถูกต้องนั้นคาดว่าจะทำให้สูญเสียเวลาในการทำงานมากกว่า 50 ล้านชั่วโมงในสหรัฐอเมริกาเพียงประเทศเดียว (Market Research Future, 2020) ข้อผิดพลาดในใบบันทึกเวลาโดยทั่วไปมักเกิดจากพนักงานขี้ลืม ไม่กรอกข้อมูลให้ถูกต้อง หรือในกรณีเลวร้ายที่สุด พนักงานอาจคิดว่าเสียเวลาเปล่า (แม้ว่าจะเป็นข้อกำหนดที่จำเป็นสำหรับการเรียกเก็บเงินลูกค้าสำหรับงานของพวกเขาก็ตาม) เทคโนโลยีจะช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในใบบันทึกเวลา แอปหรือซอฟต์แวร์จัดตารางงานจะช่วยวิเคราะห์และส่งการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ การใช้ระบบการทำงานร่วมกัน ซึ่งพนักงานสามารถมองเห็นคุณค่าและมีความสำคัญต่อพวกเขา จะช่วยกระตุ้นและสร้างแรงบันดาลใจได้มากกว่าการโดนไม้เรียวใหญ่ นี่คือเคล็ดลับง่ายๆ 3 ข้อที่คุณสามารถใช้ในการทำงานเพื่อช่วยป้องกันข้อผิดพลาดในใบบันทึกเวลา ไม่ว่าคุณจะต้องการใช้แครอทหรือไม้เรียว ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมและทีมของคุณ 1: ตรวจสอบว่าระบบการจัดตารางงาน แอปการจัดทำตารางงาน หรือซอฟต์แวร์ของคุณยากหรือล้าสมัยหรือไม่ ธุรกิจจำนวนมากใช้ระบบที่ล้าสมัย มักเป็นเพราะว่าพวกเขาลงทุนหลายพันดอลลาร์สำหรับฮาร์ดแวร์และ/หรือซอฟต์แวร์ ระบบเหล่านี้ต้องใช้การเรียนรู้อย่างหนักเพื่อให้ทำงานได้ ในขณะที่ซอฟต์แวร์ตารางเวลาส่วนใหญ่ในอดีตอาจทำงานได้ แต่ไม่ดีเลย! มักมีค่าใช้จ่ายสูงในแง่ของชั่วโมงการทำงาน ข้อผิดพลาดและปัญหาในตารางเวลาสามารถสืบย้อนไปยังซอฟต์แวร์หรือแอปที่มีปัญหาซึ่งยังคงใช้งานอยู่และสามารถเปลี่ยนใหม่ได้อย่างง่ายดาย วิธีนี้จะช่วยประหยัดเงินได้มากกว่าต้นทุนทั้งหมดในการเปลี่ยนในช่วง 2 เดือนแรกในแง่ของผลผลิตที่เรียกคืนได้ วิธีง่ายๆ บางอย่างในการพิจารณาว่าระบบตารางเวลาของคุณล้าสมัยหรือไม่ ได้แก่: ซอฟต์แวร์หรือแอปไม่ได้รับการสนับสนุนจากผู้ให้บริการอีกต่อไป แอปตารางเวลาใช้เวลานานมากในการโหลดเมื่อเสร็จสิ้น ซอฟต์แวร์หรือแอปขัดข้องบ่อยครั้ง พนักงานบอกคุณว่าใช้งานและนำทางได้ยาก ซอฟต์แวร์ใช้งานได้ในระดับหนึ่งแต่มีข้อจำกัด ล้าสมัย และยังมีช่องว่างสำหรับข้อผิดพลาด ไม่มีฟีเจอร์อัจฉริยะที่จะช่วยพนักงานในการกรอกใบเวลา การติดตามใบเวลาไม่ใช่จุดเน้นหลัก (เป็นฟีเจอร์เสริมของซอฟต์แวร์อื่นๆ) เช่น QuickBooks, SAP Success Factors เป็นต้น ไม่มีแอปที่ใช้งานได้บนอุปกรณ์พกพา สมาชิกในทีมมีส่วนร่วมน้อยลง การเลือกใช้ชื่อใหญ่ๆ หรือยึดติดกับแอปจัดตารางงานเดิมๆ อาจดูเหมือนเป็นทางออกที่รวดเร็วและง่ายดาย หลายครั้งสิ่งนี้กลายเป็นการตัดสินใจที่ต้องจ่ายแพง ธุรกิจต่างๆ ไม่รู้ว่าแอปจัดตารางงานและซอฟต์แวร์ใบเวลาได้พัฒนาไปไกลแค่ไหนแล้วด้วยตัวเลือกบนคลาวด์ Tommy นำเสนอแอปใบเวลาที่เรียบง่ายซึ่งสามารถใช้บนมือถือของคุณพร้อมฟีเจอร์อัจฉริยะเพื่อช่วยเหลือพนักงาน โดยการทำให้กระบวนการทำงานด้วยตนเองหลายๆ อย่างเป็นอัตโนมัติหรือแทนที่ซอฟต์แวร์ใบเวลาเก่าๆ ที่ใช้เวลานานมาก ลูกค้าส่วนใหญ่ของเราต้องตกใจกับปัญหาอื่นๆ มากมายในธุรกิจของตนที่ได้รับการแก้ไข (เช่น การลดอัตราการลาออกของพนักงานหรือการปรับปรุงความพึงพอใจในงาน) เพียงแค่อัปเกรดซอฟต์แวร์ให้เป็นแอป 2: วิธีการและเซสชัน Time Out คุณอาจจะอยากส่งอีเมลเกี่ยวกับข้อผิดพลาดทั่วไปที่สมาชิกในทีมมักทำกับตารางเวลา แต่ถ้าคุณใช้ระบบที่ล้าสมัย นี่ก็เป็นเพียงการเสียเวลาเปล่าๆ หากคุณเป็นคนประเภทที่ชอบกลัวคนอื่นและชอบใช้คำพูดหยาบคายเมื่อต้องจัดการกับตารางเวลา ทำไมไม่ใช้ Time Out Method ล่ะ Time Out Method คืออะไร จัดเซสชันการฝึกอบรมเพื่อให้ทุกคนมารวมตัวกัน ทำให้เป็นกิจกรรมบังคับแต่ยังสนุกและน่าดึงดูด เรียกว่า "เซสชัน Time Out" ซึ่งจะทำให้ดูน่าดึงดูดและไม่ดูเหมือนเซสชันการฝึกอบรมหรือการประชุมที่น่าเบื่อ จัดโครงสร้างเซสชันให้ให้ข้อมูลแต่มีส่วนร่วม ปฏิบัติได้ ชัดเจน และมีชีวิตชีวา ระบุต้นทุนของธุรกิจและผลกระทบที่มีต่อพวกเขาและการขึ้นเงินเดือนหรือค่าจ้างของพวกเขา ระบุข้อผิดพลาดทั่วไปที่ผู้คนมักทำและแสดงวิธีที่ถูกต้องให้พวกเขาเห็น ให้ทุกคนลงนามในแบบฟอร์มที่ระบุว่าพวกเขาเข้าร่วมและทราบขั้นตอนที่ถูกต้องและวิธีการดำเนินการให้ถูกต้อง แจ้งให้พนักงานทราบว่าตอนนี้พวกเขารู้แล้วว่าต้องกรอกใบเวลาอย่างไร การลงโทษจะเกิดขึ้นในอนาคตหากกรอกใบเวลาไม่ถูกต้อง ใช้การหยุดงาน (3 ครั้งใน 3 เดือน): 3 ครั้ง – พนักงานไม่สามารถเข้าร่วมงานกิจกรรม งานเลี้ยงสังสรรค์ หรืองานสำคัญอื่นๆ ได้ 6 ครั้ง – ไม่ถูกปรับขึ้นเงินเดือนหรือประเมินผลครั้งต่อไป 9 ครั้ง – คุณถูกไล่ออก นโยบายเกี่ยวกับการลงโทษหากไม่กรอกใบเวลาควรเข้มงวดเพียงพอที่จะจูงใจพนักงาน แต่ไม่เข้มงวดจนทำให้พวกเขาไม่สามารถจดจ่อหรือทำงานอื่นๆ ให้เสร็จได้ การเรียกสิ่งนี้ว่า “การหยุดงาน” สามารถใช้ได้ทุกวิถีทางที่คุณรู้สึกว่าจะช่วยจูงใจพนักงานว่าสิ่งนี้มีความสำคัญ แต่คำนึงถึงว่าบางสัปดาห์พนักงานอาจพลาด ดังนั้นการมีระบบที่เห็นอกเห็นใจแต่เข้มงวดจึงเป็นสิ่งสำคัญ 3: เปลี่ยนให้เป็นระบบใบเวลาแบบร่วมมือกัน การสร้างระบบใบเวลาแบบร่วมมือกันระหว่างพนักงานและฝ่ายบริหารหมายถึงการแบ่งปันความรับผิดชอบในขณะเดียวกันก็ทำให้ทั้งสองฝ่ายทำงานได้ง่ายขึ้น ดังคำกล่าวที่ว่า น้ำผึ้งสามารถให้ผลดีกว่าน้ำส้มสายชู ภาษาอังกฤษสิ่งเดียวกันนี้ยังใช้ได้กับการสร้างวัฒนธรรมเชิงบวกและกระแสตอบรับที่ดีเกี่ยวกับการกรอกใบเวลาให้ถูกต้องและตรงเวลาอีกด้วย แนวคิดบางประการเกี่ยวกับวิธีสร้างระบบการทำงานร่วมกันเพื่อให้กรอกใบเวลาได้ถูกต้อง ได้แก่: ทำให้สนุก ส่งมีมตลกๆ หรือมุกตลกเกี่ยวกับใบเวลา หรือบางทีอาจเป็นเรื่องตลกเพื่อดึงดูดความสนใจของพนักงาน การทำเช่นนี้จะทำให้สนุก เตือนพวกเขา และพวกเขาอาจเริ่มตั้งหน้าตั้งตารอที่จะได้รับอีเมลเตือนเรื่องใบเวลาหากมันมาพร้อมกับเสียงหัวเราะ รางวัลการแข่งขันใบเวลา พนักงานที่มีความแม่นยำสูงสุดอาจได้รับของขวัญหรือรางวัล อาจเป็นคูปองอาหารค่ำ สินค้าของบริษัท หรือวันทำงานครึ่งวัน หากวัฒนธรรมของบริษัทอนุญาต... เลือกชุดที่แปลกประหลาดที่เจ้านายต้องใส่ในออฟฟิศหนึ่งวัน! ไม่มีอะไรจะจูงใจพนักงานได้มากกว่าโอกาสที่จะได้หัวเราะกับคนที่เคารพ (และอาจกลัว) มากที่สุด รางวัลใบเวลา บางทีตำแหน่งที่น่ายกย่องหรือตลกสำหรับใบเวลาที่ดีที่สุดอาจได้ผลเหมือนกับ "พ่อมดเวลาแห่งเดือน" สำหรับสิ่งที่ดีที่สุดและรางวัล "xyz"


