"हमेशा सक्रिय" कार्यस्थल में कार्य-जीवन संतुलन बनाना

कर्मचारियों को समय पर सटीक टाइमशीट जमा करने के लिए प्रेरित करना लगभग हर उद्योग और व्यवसाय के लिए एक चुनौती है। अनुमान है कि गलत समय ट्रैकिंग से अकेले संयुक्त राज्य अमेरिका में उत्पादकता में 50 मिलियन घंटे से अधिक का नुकसान होता है (मार्केट रिसर्च फ्यूचर, 2020)। टाइमशीट की गलतियों के लिए आमतौर पर कर्मचारियों को जिम्मेदार ठहराया जा सकता है: भुलक्कड़, उन्हें सही तरीके से नहीं भरना, या सबसे खराब मामलों में उन्हें लगता है कि यह समय की बर्बादी है (तब भी जब यह ग्राहकों को उनके काम के लिए बिल देने की आवश्यकता होती है)। तकनीक टाइमशीट की गलतियों से बचने में मदद करेगी। ऐप्स या शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर रिमाइंडर भेजने का विश्लेषण और स्वचालित करने में मदद करते हैं। एक सहयोगी प्रणाली का उपयोग करना, जहां कर्मचारी मूल्य देख सकते हैं और यह उनके लिए मायने रखता है, एक बड़ी छड़ी पाने की तुलना में कहीं अधिक प्रेरक और प्रेरणादायक है। 1: जाँच करें कि आपका शेड्यूलिंग सिस्टम, रोस्टरिंग ऐप या सॉफ़्टवेयर मुश्किल या पुराना है या नहीं कई व्यवसाय पुराने सिस्टम का उपयोग कर रहे हैं, अक्सर इसलिए क्योंकि उन्होंने हार्डवेयर और/या सॉफ़्टवेयर के लिए कई हज़ार डॉलर का निवेश किया है। इन सिस्टम को काम करने के लिए बहुत ज़्यादा सीखने की ज़रूरत होती है। हालाँकि, पुराने समय के ज़्यादातर टाइमशीट सॉफ़्टवेयर काम कर सकते हैं - लेकिन ठीक से नहीं! अक्सर मैन-घंटे में उच्च लागत पर। टाइमशीट की गलतियों और समस्याओं का पता आसानी से मुश्किल सॉफ़्टवेयर या ऐप से लगाया जा सकता है जो अभी भी इस्तेमाल किए जा रहे हैं और जिन्हें आसानी से बदला जा सकता है। यह पहले 2 महीनों में पुनः प्राप्त उत्पादकता में अधिक पैसे बचा सकता है, जितना कि स्विच करने की पूरी लागत से। यह निर्धारित करने के कुछ आसान तरीके कि आपका टाइमशीट सिस्टम पुराना है या नहीं, इसमें शामिल हैं: सॉफ़्टवेयर या ऐप अब प्रदाता द्वारा समर्थित नहीं है। टाइमशीट ऐप को पूरा होने में बहुत समय लगता है। सॉफ़्टवेयर या ऐप अक्सर क्रैश हो जाता है। कर्मचारी आपको बताते हैं कि इसका उपयोग करना और नेविगेट करना मुश्किल है। यह एक हद तक काम करता है लेकिन सीमित है, पुराना है और त्रुटियों की गुंजाइश छोड़ता है। इसमें कर्मचारियों को उनकी टाइमशीट पूरी करने में सहायता करने के लिए स्मार्ट सुविधाएँ नहीं हैं। टाइमशीट ट्रैकिंग इसका मुख्य फोकस नहीं है (यह अन्य सॉफ़्टवेयर जैसे कि क्विकबुक, एसएपी सक्सेस फैक्टर्स आदि के साथ एक अतिरिक्त सुविधा है)। मोबाइल उपकरणों पर उपलब्ध ऐप पेश नहीं करता है। टीम के सदस्य कम जुड़े हुए हैं। बड़े नामों के लिए जाना या समान शेड्यूलिंग ऐप से चिपके रहना त्वरित और आसान समाधान लग सकता है। कई बार, यह एक महंगा निर्णय बन जाता है। व्यवसायों को पता नहीं है कि क्लाउड विकल्पों के माध्यम से शेड्यूलिंग ऐप और टाइमशीट सॉफ़्टवेयर कितनी दूर आ गए हैं। टॉमी एक सरलीकृत टाइमशीट ऐप प्रदान करता है जिसका उपयोग कर्मचारियों की सहायता के लिए स्मार्ट सुविधाओं के साथ आपके मोबाइल पर किया जा सकता है। पुराने टाइमशीट सॉफ़्टवेयर द्वारा समय लेने वाले कई मैन्युअल कार्यों को स्वचालित या प्रतिस्थापित करके। हमारे अधिकांश ग्राहक यह देखकर हैरान थे कि यदि आप ऐसे व्यक्ति हैं जो टाइमशीट के मामले में डरना और डंडे का इस्तेमाल करना पसंद करते हैं, तो टाइम आउट विधि का उपयोग क्यों नहीं करते? टाइम आउट विधि क्या है? सभी को एक साथ लाने के लिए एक प्रशिक्षण सत्र आयोजित करें। इसे मज़ेदार और आमंत्रित करने के साथ-साथ अनिवार्य बनाएं, इसे "टाइम आउट सत्र" कहें। यह इसे आमंत्रित बनाता है और उबाऊ कार्य प्रशिक्षण सत्र या बैठक की तरह कम लगता है। सत्र को जानकारीपूर्ण लेकिन शामिल करने वाला, व्यावहारिक और संक्षिप्त लेकिन प्रदर्शनकारी और जीवंत बनाने के लिए संरचित करें। व्यवसाय की लागतों को संबोधित करें और यह उन्हें और उनके वेतन वृद्धि या वेतन को कैसे प्रभावित करता है। लोगों द्वारा की जाने वाली सामान्य गलतियों को संबोधित करें और उन्हें सही तरीका दिखाएं। सभी को एक फॉर्म पर हस्ताक्षर करने के लिए कहें जिसमें लिखा हो कि वे उपस्थित थे और सही प्रक्रिया जानते हैं और अब इसे सही तरीके से कैसे पूरा करना है। कर्मचारियों को सूचित करें, अब जब वे टाइमशीट को पूरा करने के बारे में सुनिश्चित हैं, तो सटीक टाइमशीट न होने पर आगे चलकर दंड लगाया जाएगा। टाइमआउट विधि का उपयोग करें (3 महीने में 3 स्ट्राइक): 3 स्ट्राइक - वे समारोह, कार्यक्रम, कार्य पार्टियों या अन्य महत्वपूर्ण कार्यक्रमों में शामिल नहीं हो सकते। 6 स्ट्राइक - उनकी अगली वेतन वृद्धि या मूल्यांकन के लिए उनके खिलाफ जाती हैं। 9 स्ट्राइक - आप आउट हो गए। टाइमशीट को पूरा न करने पर दंड के बारे में नीति उन्हें प्रेरित करने के लिए पर्याप्त कठोर होनी चाहिए, लेकिन इतनी सख्त भी नहीं कि यह उन्हें ध्यान केंद्रित करने या अपने अन्य काम को पूरा करने से रोके। इसे "टाइम आउट" जैसा कुछ कहना किसी भी तरह से इस्तेमाल किया जा सकता है जिससे आपको लगता है कि यह कर्मचारियों को प्रेरित करेगा कि यह महत्वपूर्ण है, फिर भी यह ध्यान में रखते हुए कि कुछ सप्ताह वे चूक सकते हैं, इसलिए एक ऐसी प्रणाली का होना जो दयालु होने के साथ-साथ सख्त भी हो, महत्वपूर्ण है। 3: इसे एक सहयोगी टाइमशीट सिस्टम में बदलें कर्मचारियों और प्रबंधन के बीच एक सहयोगी टाइमशीट सिस्टम बनाने का मतलब है जवाबदेही साझा करना और साथ ही इसे दोनों के लिए आसान बनाना। जैसा कि कहा जाता है, आप सिरके से ज़्यादा शहद से मधुमक्खियाँ पा सकते हैं। यही बात सकारात्मक संस्कृति बनाने और टाइमशीट को सही ढंग से और समय पर पूरा करने के बारे में चर्चा करने के लिए भी सच है। सटीक टाइमशीट के लिए सहयोगी सिस्टम बनाने के कुछ विचार इस प्रकार हैं: इसे मज़ेदार बनाएँ मज़ेदार मीम्स या टाइमशीट पंस भेजें, शायद कर्मचारियों का ध्यान आकर्षित करने के लिए चुटकुले। यह इसे मज़ेदार बनाता है, उन्हें याद दिलाता है, और वे अपने टाइमशीट रिमाइंडर ईमेल को पाने के लिए उत्सुक हो सकते हैं यदि यह हंसी के साथ आता है। टाइमशीट प्रतियोगिता पुरस्कार शायद सबसे अधिक सटीकता वाला कर्मचारी सदस्य कोई उपहार या पुरस्कार प्राप्त कर सकता है? शायद डिनर वाउचर, कंपनी का सामान या आधा कार्य दिवस। अगर कंपनी की संस्कृति अनुमति देती है... तो बॉस को ऑफिस में एक दिन के लिए पहनने के लिए एक अजीबोगरीब पोशाक चुनें! कर्मचारियों को उस व्यक्ति के साथ हंसी-मज़ाक करने के अवसर से ज़्यादा कुछ भी प्रेरित नहीं करता है जिसका वे सबसे अधिक सम्मान करते हैं (और शायद डरते भी हैं)। टाइमशीट पुरस्कार शायद सर्वश्रेष्ठ टाइमशीट के लिए कोई महान या मज़ेदार शीर्षक काम करेगा जैसे कि सर्वश्रेष्ठ के लिए "महीने का समय जादूगर" और "xyz" पुरस्कार